Du hast einen Kalender. Eine Website. Ein Postfach. Google. Vielleicht noch weitere Stellen. Jede davon funktioniert für sich. Trotzdem sitzt du dazwischen und trägst Informationen von einer zur nächsten.
Genau an dieser Stelle beginnt eine Kette.
Nicht mit der Verbindung anfangen
Der häufigste Denkfehler ist: Programm A soll mit Programm B sprechen.
Das klingt technisch sauber. Es beantwortet aber noch nicht die wichtigste Frage: Welche Information soll überhaupt fließen?
Wenn du das nicht vorher festlegst, verbindest du nur zwei Oberflächen. Die Handarbeit verschiebt sich danach oft an eine andere Stelle.
Deshalb beginnen wir mit dem Bestand. Wo fasst du dieselbe Information heute mehrfach an? Was trägst du zuerst ein? Was kopierst du danach?
Erst wenn das klar ist, lohnt sich die technische Verbindung.
Eine Information braucht eine Heimat
Das Einmal-Prinzip heißt: Eine Information wird einmal eingegeben und überall weiterverwendet.
Dafür braucht sie eine Quelle.
Eine Aktion kann zum Beispiel im Handykalender entstehen. Eine Bewertung entsteht bei Google. Eine Anfrage entsteht über die Website. Das sind drei verschiedene Quellen.
Es wäre unsinnig, sie alle zuerst in ein viertes System zu kopieren, nur damit von dort die eigentliche Arbeit beginnt.
Bei einer laufenden Aktions-Kette bleibt deshalb der Handykalender die Quelle. Daraus entsteht der Hinweis auf der Website. Die Aktion wird auf der Kundenseite als Veranstaltung für Google ausgezeichnet. Aus den Fakten entstehen drei LinkedIn-Entwürfe.
Die Information wurde nicht neu eingegeben. Sie wurde weiterverwendet.
Verbindung heißt nicht freie Fahrt
Jetzt kommt die Stelle, an der viele Abläufe gefährlich unklar werden: Darf alles automatisch weiterlaufen?
Nein.
Das Ausnahmen-Prinzip heißt: Der Mensch bearbeitet nicht mehr jeden Fall, sondern nur die Ausnahmen. Ein technischer Website-Hinweis kann nach einer festen Regel entstehen. Ein öffentlicher Text braucht bei uns weiterhin deine Freigabe.
Der Kontrollbedarf beschreibt, wie viel echte menschliche Entscheidung ein Ablauf jedes Mal verlangt. Hoher Kontrollbedarf heißt: Die Maschine bereitet vor. Du entscheidest.
Deshalb entstehen drei LinkedIn-Entwürfe, aber keiner geht ohne Freigabe nach außen.
Die Verbindung endet genau dort, wo sie enden soll.
Der vierte Schritt ist der wichtigste
Bestand aufnehmen. Quelle festlegen. Verbinden. Ausnahmen regeln.
Die ersten drei Schritte kann man technisch lösen. Der vierte entscheidet, ob die Kette im Alltag ruhig läuft.
Was passiert, wenn ein Datum fehlt? Was passiert, wenn die Information widersprüchlich ist? Was passiert, wenn ein Text nach außen gehen soll? Was passiert, wenn du etwas grundsätzlich an der Website ändern willst?
Für solche Fälle braucht die Maschine einen Stopppunkt.
Das ist kein Fehler. Das ist die Grenze zwischen Routine und Entscheidung.
Woran diese Frage noch hängt
Die Qualität der Verbindung hängt davon ab, ob deine heutigen Stellen verlässlich genug sind.
Wenn du eine Aktion manchmal im Kalender, manchmal in einer Notiz und manchmal nur im Kopf hast, gibt es noch keine klare Quelle. Dann lässt sich auch keine saubere Kette bauen.
Wenn du dagegen ohnehin jeden Termin im Handykalender pflegst, ist die Ausgangslage viel besser.
Genau deshalb sehen wir uns zuerst den Betrieb an. Jede Kette wird individuell gebaut, auf einem Motor, der schon läuft.
Wir versuchen nicht, deinen Alltag an eine technische Zeichnung anzupassen. Die technische Zeichnung soll deinem Alltag folgen.
Ein anderer Ablauf kann eine andere Quelle haben
Website-Anfragen zeigen das gut.
Bei einem laufenden Anfrageweg ist die Leistung schon gewählt. Pflichtangaben werden geprüft. Die Anfrage wird gespeichert und sofort per Mail an den Betrieb geschickt.
Hier ist nicht der Kalender die Quelle. Die Anfrage selbst ist der Auslöser.
Bei Bewertungen ist es wieder anders. Neue Google-Bewertungen werden erkannt, danach werden Sterne und Anzahl auf der Website aktualisiert.
Eine Kette besteht also nicht aus einer einzigen Superquelle für alles.
Sie besteht aus klaren Quellen für konkrete Vorgänge.
Gute Verbindungen machen sich selten bemerkbar
Du sollst nicht jeden Morgen prüfen müssen, ob deine Verbindungen noch eine Aufgabe für dich haben.
Nach der Einrichtung verbindest du deine Zugänge und steuerst danach mit drei Dingen: eintragen, freigeben, entscheiden.
Der Rest der Routine soll möglichst still laufen.
Mit dem Automatisierungswert kannst du prüfen, welcher Übergang zuerst dran ist. Häufigkeit, Minuten pro Vorgang, gleichbleibender Anteil und Kontrollbedarf zeigen, ob sich die Einrichtung lohnt.
Die beste erste Verbindung ist nicht die technisch beeindruckendste.
Es ist die, bei der du nachher merkst, dass du etwas nicht mehr tun musst.