Freitag. Die Aktion fürs Wochenende steht längst in deinem Kalender. Auf der Website steht noch nichts. Für Google hast du nichts vorbereitet. LinkedIn kommt später dran, wenn du noch daran denkst. Genau hier entsteht die Handarbeit: nicht beim ersten Eintrag, sondern bei allem, was danach dieselbe Information noch einmal haben will.
Eine Information braucht eine Quelle
Du musst nicht fünf Stellen besser pflegen. Du brauchst eine Stelle, an der die Information entsteht, und feste Regeln für alles, was danach damit passieren soll.
Das Einmal-Prinzip heißt: Eine Information wird einmal eingegeben und überall weiterverwendet. Bei einer Aktion kann diese Quelle zum Beispiel dein Handykalender sein. Der Eintrag enthält ohnehin das, was feststeht: was passiert, wann es passiert und wann es vorbei ist.
Bei uns läuft daraus heute bereits eine konkrete Kette. Eine Aktion im Handykalender wird zur Hinweisleiste auf der Website. Auf der Kundenseite wird sie als Veranstaltung für Google ausgezeichnet. Aus den Fakten entstehen drei LinkedIn-Entwürfe. Du entscheidest, welcher davon nach außen darf. Nach dem Ende verschwindet die Hinweisleiste wieder von selbst.
Der wichtige Teil ist nicht LinkedIn. Auch nicht die Hinweisleiste. Der wichtige Teil ist: Die Aktion wurde nicht viermal neu erfunden.
Einmal du, danach die Maschine
Du trägst ein, was wirklich passiert. Die Maschine übernimmt die Schritte, die immer gleich sind. Du gibst frei, was eine Entscheidung von dir braucht.
Damit bleibt die Rollenverteilung einfach. Wir bauen die Kette. Du verbindest am Ende deine Zugänge. Danach steuerst du sie mit drei Dingen: eintragen, freigeben, entscheiden.
Das Ausnahmen-Prinzip heißt: Der Mensch bearbeitet nicht mehr jeden Fall, sondern nur die Ausnahmen. Genau deshalb bleibt beim LinkedIn-Text die Freigabe bei dir. Ein Text nach außen ist nicht dasselbe wie das technische Auszeichnen eines Termins. Die Maschine darf vorbereiten. Du entscheidest, ob es so rausgeht.
Das ist auch der Grund, warum wir Änderungswünsche an Websites nicht automatisch ausführen. Ein Wunsch kann Folgen haben. Deshalb prüfen wir ihn von Hand. Routine und Entscheidung werden nicht verwechselt.
Nicht alles muss automatisch sein
Eine gute Kette erkennst du nicht daran, dass möglichst viel läuft. Du erkennst sie daran, dass an der richtigen Stelle Schluss ist.
Wenn aus einem festen Termin eine technische Auszeichnung für Google entsteht, braucht das normalerweise keine neue kreative Entscheidung. Wenn aus demselben Termin ein Text für Menschen entsteht, ist die Freigabe sinnvoll. Wenn du die Website grundsätzlich verändern willst, prüfen wir das von Hand.
Der Kontrollbedarf beschreibt genau diesen Unterschied: wie viel echte menschliche Entscheidung ein Ablauf jedes Mal verlangt. Hoher Kontrollbedarf heißt, dass nur die Vorbereitung automatisiert werden sollte, nie die Entscheidung.
So wird aus Automatisierung keine zweite Baustelle. Du sollst nicht ständig prüfen, ob eine Maschine gerade etwas Eigenmächtiges getan hat. Die Regeln werden vorher festgelegt.
Woran diese Frage noch hängt
Die wichtigste Frage lautet nicht: Welche Programme benutzt du? Sie lautet: Wo entsteht die Information zuerst und welche Stellen brauchen sie danach wirklich?
Eine Aktion kann aus dem Kalender kommen. Eine neue Bewertung kommt aus Google. Ein Änderungswunsch kommt von dir. Diese drei Dinge brauchen nicht dieselbe Kette.
Deshalb bauen wir nicht einen Ablauf, der alles irgendwie verteilt. Jede Kette wird für den Betrieb eingerichtet. Die Quelle, die angeschlossenen Stellen und die Stopppunkte werden vorher festgelegt.
Wenn eine Information heute an fünf Stellen auftaucht, heißt das auch nicht automatisch, dass alle fünf technisch verbunden werden sollten. Manchmal reicht es, zwei davon abzuschaffen. Manchmal ist eine Stelle nur intern wichtig. Manchmal braucht eine Veröffentlichung weiterhin deine Freigabe.
Rechne nicht mit fünf Klicks, sondern mit Wiederholung
Der Handarbeits-Score ist ein Wert von 0 bis 100. Er beschreibt den Anteil deiner digitalen Routine, die noch von Hand angestoßen wird oder fehlt. Für diese Frage ist interessant, wie oft dieselbe Information von dir erneut angefasst wird.
Änderst du einmal im Jahr eine einzelne Seite, lohnt sich dafür womöglich keine Kette. Trägst du dagegen regelmäßig Aktionen ein und überträgst sie jedes Mal wieder, sieht die Rechnung anders aus.
Dafür steht auf jeder Antwortseite der Rechner für den Automatisierungswert. Er bewertet einen Ablauf nach Häufigkeit, Minuten pro Vorgang, dem Anteil, der immer gleich abläuft, und dem Kontrollbedarf.
Das Ziel ist nicht, möglichst viel zu automatisieren. Das Ziel ist, die Wiederholung zu finden, die du ab morgen nicht mehr jedes Mal neu machen musst.